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Hauswartleistungen gehören zu den zentralen Aufgaben im Gebäudemanagement: Kontrollgänge, Grünpflege, Winterdienst, kleinere Reparaturen, Störungsmeldungen oder die Dokumentation von Schäden und Vandalismus. Das alles muss nicht nur erledigt, sondern auch nachvollziehbar dokumentiert und Kostengruppen zugeordnet werden. Hier setzt die App „caretaker“ an.

Die digitale Lösung wurde von DOMUS Consult gemeinsam mit der CONSOS GmbH und der Ronneburger Wohnungsgesellschaft mbH speziell für die Wohnungswirtschaft entwickelt. Mit dem „caretaker“ können Hauswartleistungen geplant, mobil erfasst, dokumentiert und den jeweiligen Objekten sowie Kostengruppen zugeordnet werden.

Die Ronneburger Wohnungsgesellschaft mbH verwaltet einen Bestand von rund 1.500 Wohnungen und nutzt den „caretaker“ seit April 2025. Im Interview berichtet Geschäftsführer Michael Heidrich-Kühn, was sich dadurch im Arbeitsalltag verändert hat.

Was war der Ausgangspunkt für die Einführung des „caretakers“?

Michael Heidrich-Kühn: Wir hatten bereits seit 2008 eine digitale Lösung für unsere Hauswartleistungen im Einsatz. Diese war damals ein wichtiger Schritt, ist aber mit der Zeit an Grenzen gestoßen. Sie wurde nicht weiterentwickelt, entsprach technisch nicht mehr dem heutigen Stand und war zunehmend schwer handhabbar. Unser Ziel war deshalb nicht, alles neu zu erfinden. Wir wollten das Gute aus dem alten System erhalten, es aber auf eine moderne, offene und zukunftsfähige Plattform heben. Wichtig war uns, dass die Lösung nachvollziehbar, anpassbar und erweiterbar ist.

Was läuft heute besser als früher?

Michael Heidrich-Kühn: Sehr viel. Wir hatten schon vor dem „caretaker“ eine Software-Lösung. Aber diese war irgendwann veraltet und mit neuer Hardware nicht mehr kompatibel. Außerdem war sie auf einem festen Client installiert. Das heißt: Die Hauswarte mussten ihre Tätigkeiten dort nachträglich eintragen. Das war zeitaufwendig und fehleranfällig. Heute haben die Mitarbeitenden die App auf dem Handy jederzeit griffbereit. Sie können Leistungen direkt vor Ort erfassen, Fotos hinterlegen und ihre Tätigkeiten mit Zeitstempel dokumentieren. Dadurch haben wir eine deutlich bessere Dokumentationstiefe und sehen den aktuellen Stand fast live. Hinzu kommt: Wir können Aufgaben planen und direkt an die Mitarbeitenden geben. Das können einmalige Aufträge sein, zum Beispiel bei einem gemeldeten Defekt, aber auch wiederkehrende Aufgaben in bestimmten Rhythmen. So können die Hauswarte ihre Arbeit einfacher strukturieren.

Spielt die App auch bei der Berechnung der Betriebskosten eine Rolle?

Michael Heidrich-Kühn: Ja. Um die Abrechnung zu erleichtern, arbeiten wir mit Kostengruppen und hinterlegten Leistungskatalogen. So ist klar definiert, ob es sich zum Beispiel um Betriebskosten, Instandhaltungen oder andere Leistungen handelt. Die Leistungsbeschreibungen sind vorformuliert und müssen nur angeklickt werden. Das erleichtert die Arbeit und vereinheitlicht die Dokumentation.

Wie haben Ihre Mitarbeitenden auf die Einführung reagiert?

Michael Heidrich-Kühn: Bei der Umstellung auf unsere erste Hauswartsoftware im Jahr 2008 gab es durchaus Vorbehalte. Einige Mitarbeitende waren damals noch auf Kriegsfuß mit dem PC. Außerdem kam die Frage auf, ob man als Mitarbeiter dadurch stärker kontrolliert wird. Das war aber nie unser Ziel. Bei der Einführung des „caretakers“ gab es gar keine Probleme. Für die Hauswarte ist es eine große Verbesserung, dass sie ihre Tätigkeiten nicht mehr nachträglich in das System einpflegen müssen, sondern dies jederzeit mit dem Handy machen können.

Waren dafür Schulungen notwendig?

Michael Heidrich-Kühn: Nein. Die Struktur und die Leistungskataloge waren aus dem Vorgängersystem bekannt. Deshalb ging es vor allem um die Bedienung und die neuen Funktionen. Wir haben uns zusammengesetzt, die wichtigsten Punkte besprochen, und dann lief das sehr geräuschlos.

Merken auch die Mieterinnen und Mieter etwas von der neuen Lösung?

Michael Heidrich-Kühn: Nur indirekt. Für die Mieterinnen und Mieter steht im Vordergrund, dass ihre Anfragen schnell erledigt werden. Hier sind wir jetzt effizienter geworden.

Welche Vorteile ergeben sich bei der Verwaltung für Dritte?

Michael Heidrich-Kühn: Gerade bei Fremdverwaltungen ist Transparenz wichtig. Wenn Leistungen abgerechnet werden, müssen sie nachvollziehbar sein. Bei Bedarf können wir sehr genau zeigen, wann welche Leistung erbracht wurde und wie sich die Kosten zusammensetzen. Außerdem hilft uns der unterjährige Überblick. Wir sehen jederzeit, wo wir mit dem Budget stehen und ob bestimmte Arbeiten noch im laufenden Jahr umgesetzt werden können oder besser anders verteilt werden sollten.

Würden Sie anderen Wohnungsunternehmen den Einsatz des „caretakers“ empfehlen?

Michael Heidrich-Kühn: Ja, ganz klar. Viele Wohnungsunternehmen arbeiten noch mit handschriftlichen Listen, Excel-Tabellen oder älteren digitalen Lösungen. Natürlich gibt es am Markt auch große ERP-Systeme mit ähnlichen Modulen. Aber diese Lösungen sind oft sehr umfassend. Man kauft dann Funktionen mit, die man gar nicht oder nur zu einem kleinen Teil nutzt. Das Besondere am „caretaker“ ist aus meiner Sicht, dass die App sehr nah an der Praxis entwickelt wurde. Sie ist nicht überdimensioniert, sondern konzentriert sich auf das, was tatsächlich gebraucht wird. Gerade kleine und mittlere Wohnungsunternehmen bekommen damit ein sehr gutes Werkzeug an die Hand.

Welche Rolle spielen digitale Tools wie der „caretaker“ für die Zukunft der Wohnungswirtschaft?

Michael Heidrich-Kühn: Sie sind unerlässlich. Auch kleinere und mittlere Unternehmen kommen an der Digitalisierung nicht vorbei. Entscheidend ist, dass die Lösungen praxistauglich sind und zur Unternehmensgröße passen. Unsere Erfahrung zeigt auch, wie wichtig es ist, auf offene und zukunftsfähige Systeme zu setzen. Meines Erachtens ist der „caretaker“ hier gut aufgestellt, weil die Lösung anpassungsfähig ist und weiterentwickelt werden kann. Der Aufwand hat sich für uns gelohnt. Wir sind superglücklich mit der Lösung – und die Zusammenarbeit im Projektteam hat wirklich Spaß gemacht.

Interesse am „caretaker“? Für mehr Informationen sprechen Sie gern unseren Kollegen Ronny Specht an: specht@domusconsult.de.

Für die meisten Wohnungsunternehmen entfällt zwar die Pflicht zur Nachhaltigkeitsberichterstattung nach der Corporate Sustainability Reporting Directive (CSRD) der EU – relevant bleiben Angaben zur Nachhaltigkeit aber dennoch. Denn ab dem Berichtsjahr 2025 sind die neuen ESG-Mindestanforderungen der Prüfungsorganisation des GdW Bestandteil der Jahresabschlussprüfung. DOMUS Consult erläutert, was konkret auf die Unternehmen zukommt.

Die CSRD gilt künftig nur noch für sehr große Unternehmen mit mehr als 1.000 Mitarbeitenden und über 450 Millionen Euro Jahresumsatz. Für die große Mehrheit der Wohnungsunternehmen entfällt damit die Pflicht zur Nachhaltigkeitsberichterstattung. Freiwillige Nachhaltigkeitsberichte – etwa auf Basis des europäischen VSME-Standards – bleiben möglich, sind aber nicht vorgeschrieben.

Unabhängig davon hat sich die Prüfungsorganisation des GdW darauf verständigt, ab dem Berichtsjahr 2025 verbindliche ESG-Mindestanforderungen für Wohnungsunternehmen einzuführen. Diese müssen im Rahmen der Jahresabschlussprüfung berücksichtigt werden und legen fest, welche nachhaltigkeitsbezogenen Informationen die Unternehmen systematisch erfassen, bewerten und dokumentieren müssen.

Zwölf Mindestanforderungen – konkret und prüfungsrelevant

Der neue Standard umfasst zwölf ESG-Mindestanforderungen, die ökologische, soziale und Governance-Aspekte abdecken. Dabei geht es nicht allein um Nachweise, sondern auch um die wirtschaftliche Bedeutung dieser Themen.

• Die Energieeffizienzklassen des Objektbestands liefern einen ersten Überblick zur Abschätzung möglicher Sanierungserfordernisse.
• Der Energiebezug, die Scope 1-Emissionen und CO₂-Kosten zeigen, wo Risiken und Investitionsbedarfe zur Umsetzung der Wärmewende bestehen.
• Die Dekarbonisierungsmaßnahmen operationalisieren politische und unternehmerische Klimaziele und übertragen diese in die Bau- und Wirtschaftsplanung.

Ergänzend dazu werden ausgewählte soziale und Governance-Aspekte abgefragt, etwa der Anteil des geförderten Wohnraums am Bestand, die durchschnittliche Bestandsmiete sowie Verhaltenskodizes für die Mitarbeitenden.

Von der Datenerfassung zur Unternehmenssteuerung

Das Ziel ist kein umfassender Nachhaltigkeitsbericht, sondern ein belastbares ESG-Inventar, das gegebenenfalls Handlungsbedarfe sichtbar macht. „Die ESG-Mindestanforderungen machen schnell deutlich, wo das Unternehmen schon gut aufgestellt ist und wo Risiken bestehen“, sagt Lara Berz, Beraterin bei DOMUS Consult. „Für eine vorausschauende Unternehmensführung sind diese Informationen sehr wertvoll. Denn ohne belastbare ESG-Daten lassen sich Investitionspläne, Klimapfade und Finanzierungsentscheidungen künftig kaum darstellen. Die ESG-Mindestanforderungen schaffen hierfür eine einfache Grundlage.“

Wohnungsunternehmen können die Daten nicht nur für die Jahresabschlussprüfung, sondern auch für das interne Risikomanagement sowie für Gespräche mit Banken, Förderinstituten oder Aufsichtsgremien nutzen.

Bild: Lara Berz, Beraterin bei DOMUS Consult

Quelle: DOMUS Consult / Karoline Wolf

Viele Menschen klicken in unerwünschten E-Mails reflexartig auf den „Unsubscribe“- oder „Abmelden“-Link, um vermeintlich Ruhe in ihr Postfach zu bringen. Doch was oft übersehen wird: Gerade diese Links können ein erhebliches Sicherheitsrisiko darstellen. Während seriöse Unternehmen den Abmeldelink tatsächlich zur Verwaltung von Newsletter-Abos nutzen, sind sie in betrügerischen Mails ein beliebtes Werkzeug, um Empfänger in die Falle zu locken.

Cyberkriminelle setzen solche Links gezielt ein, um herauszufinden, ob eine E-Mail-Adresse aktiv ist. Ein einziger Klick kann genügen, um den Absendern zu signalisieren: „Diese Adresse wird genutzt.“ Die Folge ist meist nicht weniger, sondern deutlich mehr Spam. In vielen Fällen führen die Links zudem auf manipulierte Webseiten, die entweder Schadsoftware einschleusen, gefälschte Login-Seiten enthalten oder persönliche Daten abgreifen. Teilweise reicht schon das Öffnen der Seite, um das System für weitere Angriffe anfällig zu machen.

Auch optisch sind diese E-Mails oft kaum von echten Newslettern zu unterscheiden. Sie enthalten Firmenlogos, offizielle Formulierungen und scheinbar legitime Absenderadressen. Dadurch wird der Eindruck einer vertrauenswürdigen Nachricht vermittelt – ein Trick, der oft auch erfahrene Nutzer täuscht.

Die beste Schutzmaßnahme besteht darin, E-Mails kritisch zu prüfen, bevor man mit ihnen interagiert. Verdächtige Nachrichten sollten niemals über den Abmeldelink verarbeitet werden. Stattdessen ist es sicherer, solche E-Mails direkt als Spam zu markieren oder zu löschen. Möchte man sich tatsächlich von einem legitimen Newsletter abmelden, sollte dies ausschließlich über die offizielle Website des Anbieters oder über den Kundenbereich erfolgen.

So bleibt die eigene Sicherheit gewahrt – und das Postfach langfristig frei von unnötigen Risiken.

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