Hauswartleistungen gehören zu den zentralen Aufgaben im Gebäudemanagement: Kontrollgänge, Grünpflege, Winterdienst, kleinere Reparaturen, Störungsmeldungen oder die Dokumentation von Schäden und Vandalismus. Das alles muss nicht nur erledigt, sondern auch nachvollziehbar dokumentiert und Kostengruppen zugeordnet werden. Hier setzt die App „caretaker“ an.

Die digitale Lösung wurde von DOMUS Consult gemeinsam mit der CONSOS GmbH und der Ronneburger Wohnungsgesellschaft mbH speziell für die Wohnungswirtschaft entwickelt. Mit dem „caretaker“ können Hauswartleistungen geplant, mobil erfasst, dokumentiert und den jeweiligen Objekten sowie Kostengruppen zugeordnet werden.

Die Ronneburger Wohnungsgesellschaft mbH verwaltet einen Bestand von rund 1.500 Wohnungen und nutzt den „caretaker“ seit April 2025. Im Interview berichtet Geschäftsführer Michael Heidrich-Kühn, was sich dadurch im Arbeitsalltag verändert hat.

Was war der Ausgangspunkt für die Einführung des „caretakers“?

Michael Heidrich-Kühn: Wir hatten bereits seit 2008 eine digitale Lösung für unsere Hauswartleistungen im Einsatz. Diese war damals ein wichtiger Schritt, ist aber mit der Zeit an Grenzen gestoßen. Sie wurde nicht weiterentwickelt, entsprach technisch nicht mehr dem heutigen Stand und war zunehmend schwer handhabbar. Unser Ziel war deshalb nicht, alles neu zu erfinden. Wir wollten das Gute aus dem alten System erhalten, es aber auf eine moderne, offene und zukunftsfähige Plattform heben. Wichtig war uns, dass die Lösung nachvollziehbar, anpassbar und erweiterbar ist.

Was läuft heute besser als früher?

Michael Heidrich-Kühn: Sehr viel. Wir hatten schon vor dem „caretaker“ eine Software-Lösung. Aber diese war irgendwann veraltet und mit neuer Hardware nicht mehr kompatibel. Außerdem war sie auf einem festen Client installiert. Das heißt: Die Hauswarte mussten ihre Tätigkeiten dort nachträglich eintragen. Das war zeitaufwendig und fehleranfällig. Heute haben die Mitarbeitenden die App auf dem Handy jederzeit griffbereit. Sie können Leistungen direkt vor Ort erfassen, Fotos hinterlegen und ihre Tätigkeiten mit Zeitstempel dokumentieren. Dadurch haben wir eine deutlich bessere Dokumentationstiefe und sehen den aktuellen Stand fast live. Hinzu kommt: Wir können Aufgaben planen und direkt an die Mitarbeitenden geben. Das können einmalige Aufträge sein, zum Beispiel bei einem gemeldeten Defekt, aber auch wiederkehrende Aufgaben in bestimmten Rhythmen. So können die Hauswarte ihre Arbeit einfacher strukturieren.

Spielt die App auch bei der Berechnung der Betriebskosten eine Rolle?

Michael Heidrich-Kühn: Ja. Um die Abrechnung zu erleichtern, arbeiten wir mit Kostengruppen und hinterlegten Leistungskatalogen. So ist klar definiert, ob es sich zum Beispiel um Betriebskosten, Instandhaltungen oder andere Leistungen handelt. Die Leistungsbeschreibungen sind vorformuliert und müssen nur angeklickt werden. Das erleichtert die Arbeit und vereinheitlicht die Dokumentation.

Wie haben Ihre Mitarbeitenden auf die Einführung reagiert?

Michael Heidrich-Kühn: Bei der Umstellung auf unsere erste Hauswartsoftware im Jahr 2008 gab es durchaus Vorbehalte. Einige Mitarbeitende waren damals noch auf Kriegsfuß mit dem PC. Außerdem kam die Frage auf, ob man als Mitarbeiter dadurch stärker kontrolliert wird. Das war aber nie unser Ziel. Bei der Einführung des „caretakers“ gab es gar keine Probleme. Für die Hauswarte ist es eine große Verbesserung, dass sie ihre Tätigkeiten nicht mehr nachträglich in das System einpflegen müssen, sondern dies jederzeit mit dem Handy machen können.

Waren dafür Schulungen notwendig?

Michael Heidrich-Kühn: Nein. Die Struktur und die Leistungskataloge waren aus dem Vorgängersystem bekannt. Deshalb ging es vor allem um die Bedienung und die neuen Funktionen. Wir haben uns zusammengesetzt, die wichtigsten Punkte besprochen, und dann lief das sehr geräuschlos.

Merken auch die Mieterinnen und Mieter etwas von der neuen Lösung?

Michael Heidrich-Kühn: Nur indirekt. Für die Mieterinnen und Mieter steht im Vordergrund, dass ihre Anfragen schnell erledigt werden. Hier sind wir jetzt effizienter geworden.

Welche Vorteile ergeben sich bei der Verwaltung für Dritte?

Michael Heidrich-Kühn: Gerade bei Fremdverwaltungen ist Transparenz wichtig. Wenn Leistungen abgerechnet werden, müssen sie nachvollziehbar sein. Bei Bedarf können wir sehr genau zeigen, wann welche Leistung erbracht wurde und wie sich die Kosten zusammensetzen. Außerdem hilft uns der unterjährige Überblick. Wir sehen jederzeit, wo wir mit dem Budget stehen und ob bestimmte Arbeiten noch im laufenden Jahr umgesetzt werden können oder besser anders verteilt werden sollten.

Würden Sie anderen Wohnungsunternehmen den Einsatz des „caretakers“ empfehlen?

Michael Heidrich-Kühn: Ja, ganz klar. Viele Wohnungsunternehmen arbeiten noch mit handschriftlichen Listen, Excel-Tabellen oder älteren digitalen Lösungen. Natürlich gibt es am Markt auch große ERP-Systeme mit ähnlichen Modulen. Aber diese Lösungen sind oft sehr umfassend. Man kauft dann Funktionen mit, die man gar nicht oder nur zu einem kleinen Teil nutzt. Das Besondere am „caretaker“ ist aus meiner Sicht, dass die App sehr nah an der Praxis entwickelt wurde. Sie ist nicht überdimensioniert, sondern konzentriert sich auf das, was tatsächlich gebraucht wird. Gerade kleine und mittlere Wohnungsunternehmen bekommen damit ein sehr gutes Werkzeug an die Hand.

Welche Rolle spielen digitale Tools wie der „caretaker“ für die Zukunft der Wohnungswirtschaft?

Michael Heidrich-Kühn: Sie sind unerlässlich. Auch kleinere und mittlere Unternehmen kommen an der Digitalisierung nicht vorbei. Entscheidend ist, dass die Lösungen praxistauglich sind und zur Unternehmensgröße passen. Unsere Erfahrung zeigt auch, wie wichtig es ist, auf offene und zukunftsfähige Systeme zu setzen. Meines Erachtens ist der „caretaker“ hier gut aufgestellt, weil die Lösung anpassungsfähig ist und weiterentwickelt werden kann. Der Aufwand hat sich für uns gelohnt. Wir sind superglücklich mit der Lösung – und die Zusammenarbeit im Projektteam hat wirklich Spaß gemacht.

Interesse am „caretaker“? Für mehr Informationen sprechen Sie gern unseren Kollegen Ronny Specht an: specht@domusconsult.de.