Wer personenbezogene Daten verarbeitet, muss betroffenen Personen auf Anfrage Auskunft über diese Daten geben können. Art. 15 DS-GVO verpflichtet Verantwortliche dazu, transparent offenzulegen, welche Informationen gespeichert sind und wie diese verarbeitet werden. Auf entsprechende Anfragen muss innerhalb eines Monats reagiert werden. In besonders komplexen Fällen kann die Frist um bis zu zwei Monate verlängert werden – vorausgesetzt, die anfragende Person wird fristgerecht darüber informiert.

Bevor jedoch eine Antwort versendet wird, ist eine sorgfältige Prüfung unerlässlich. Nicht jede Anfrage, die das Stichwort „Datenauskunft“ enthält, ist automatisch eine zulässige Anfrage nach Art. 15 DS-GVO. Es muss u. a. sichergestellt werden:

• dass die Identität der anfragenden Person eindeutig verifiziert ist,
• dass die Anfrage tatsächlich das eigene Unternehmen betrifft,
• und dass keine Daten unbeteiligter Dritter offengelegt werden.

Eine strukturierte Prüfung schützt vor Risiken wie unbeabsichtigten Datenweitergaben oder der Überschreitung gesetzlicher Fristen.

Unternehmen sollten daher klar definierte Prozesse für den Eingang, die Identitätsprüfung und die Bearbeitung solcher Anfragen etablieren. Standardisierte Abläufe schaffen Rechtssicherheit, vermeiden Fehler und erleichtern die interne Zusammenarbeit.

Unser Team unterstützt Sie dabei, praxisnahe Kommunikationsleitfäden und effiziente interne Prozesse für den Umgang mit Auskunftsanfragen zu entwickeln – rechtssicher, verständlich und auf Ihr Unternehmen zugeschnitten.
Kontaktieren Sie uns gern unter datenschutz@domusconsult.de.