Meldung von Informationen an unsere interne Meldestelle nach dem Hinweisgeberschutzgesetz – HinSchG
Information zur Erhebung und Verarbeitung gemäß den Art. 13, 14 DS-GVO
Wir, die DOMUS Consult Wirtschaftsberatungsgesellschaft mbH, informieren Sie hiermit über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Rahmen der Meldung von Informationen an unsere interne Meldestelle nach dem Hinweisgeberschutzgesetz – HinSchG und die Ihnen nach Datenschutzgrundverordnung (DS-GVO) zustehenden Rechte.
Die DOMUS Consult Wirtschaftsberatungsgesellschaft mbH (im Weiteren: Unternehmen) gilt im Sinne des HinSchG als Verantwortliche.
Das beauftragende Unternehmen (hier Ihr Arbeitgeber oder Geschäftspartner – also „Dritter“) bedient sich für die Erfüllung der gesetzlichen Pflicht aus § 12 HinSchG (Pflicht zu Einrichtung einer internen Meldestelle) der DOMUS Consult als externen Dienstleister, die damit gem. Art. 4 Nr. 7 DS-GVO als Verantwortliche handelt:
DOMUS Consult Wirtschaftsberatungsgesellschaft mbH
Datenschutzbeauftragter: Andreas Höbbel
Schornsteinfegergasse 13, 14482 Potsdam-Babelsberg
Tel.-Nr. 0331-743300, E-Mail datenschutz@domusconsult.de
Sollten im Rahmen der Meldung datenschutzrechtliche Fragen auftreten, können Sie sich ebenfalls vertrauensvoll an die oben genannte Meldestelle wenden.
Die DOMUS Consult betreibt eine interne Meldestelle im Auftrag der Unternehmen, die hierüber ihren Beschäftigten und ggf. auch Dritten wie Lieferanten oder Dienstleister (im Folgenden „Hinweisgeber“) die –auch anonyme – Übermittlung von Hinweisen auf vermeintliche Rechtsverstöße durch Beschäftigte Unternehmen ermöglicht.
Eingehende Hinweise werden von der DOMUS Consult auf Ernsthaftigkeit geprüft sowie im Weiteren einer Stichhaltigkeitsprüfung unterzogen. Aus dieser Prüfung ergeben sich ggf. Folgemaßnahmen, um die gemeldeten Verstöße gegen geltendes Recht oder Unternehmensrichtlinien zu verhindern, aufzudecken oder zu verfolgen.
Zu den verarbeiteten Kategorien personenbezogener Daten (sofern die hinweisgebende Person nicht anonym bleiben möchte), die im Rahmen der Erteilung eines Hinweises verarbeitet werden, gehören insbesondere:
Die DOMUS Consult erhebt die Daten grundsätzlich im direkten Kontakt mit dem Hinweisgeber. Personenbezogene Daten von Beschäftigten der Unternehmen erhebt die DOMUS Consult erstmalig ebenfalls vom Hinweisgeber. Diese werden ggf. verifiziert und angereichert durch Informationen, die die DOMUS Consult von dem Unternehmen oder von Dritten (Kunden und Geschäftspartnern der Unternehmen, Rechtsvertretern) erhält.
Die DOMUS Consult verarbeitet Ihre personenbezogenen Daten unter Beachtung der Bestimmungen der DS-GVO, des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG), dem Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) sowie aller weiteren maßgeblichen Gesetze (z. B. BGB, StGB, StPO).
In erster Linie dient die Datenverarbeitung dem Betrieb der Hinweisgebermeldestelle. Darunter fällt hauptsächlich die Bearbeitung von Meldungen und Hinweisen zu innerbetrieblichen Verstößen. Die vorrangige Rechtsgrundlage hierfür ist § 10 HinSchG in Verbindung mit Art. 6 Abs. 1 lit. c) DS-GVO.
Informationen zu Ihrer persönlichen Identifizierung verarbeitet die DOMUS Consult nur unter den Maßgaben des Art. 6 Abs. 1 lit. b) und f) DS-GVO.
Soweit besondere Kategorien personenbezogener Daten (insbesondere Gesundheitsdaten) gem. Art. 9 Abs. 1 DS-GVO verarbeitet werden, beruht die Verarbeitung aus Ihren Angaben heraus und dient ausschließlich der Stichhaltigkeitsprüfung der Meldung. Dies erfolgt auf Grundlage von Art. 9 Abs. 2 f) DS-GVO i. V. m. § 10 HinSchG. Es kann vorkommen, dass im Zuge der Stichhaltigkeitsprüfung Maßnahmen ergriffen werden müssen, die eine Weitergabe Ihrer personenbezogenen Daten an Dritte (z. B. Behörden, Staatsanwaltschaften) erfordert. Die Weitergabe beruht dann ausschließlich auf Grundlage des Art. 6 Abs. 1 lit. c DS-GVO (siehe unten).
Informationen zur Beschäftigteneigenschaft, Informationen zu weiteren – von der Meldung betroffenen – Personen sowie sonstige Informationen, die Rückschlüsse auf natürliche Personen zulassen, verarbeitet die DOMUS Consult auf der Grundlage von Art. 6 Abs. 1 f) DS-GVO. Danach ist die Verarbeitung rechtmäßig, wenn die Verarbeitung zur Wahrung der berechtigten Interessen des Verantwortlichen oder eines Dritten erforderlich ist, sofern nicht die Interessen oder Grundrechte und Grundfreiheiten der betroffenen Person, die den Schutz personenbezogener Daten erfordern, überwiegen.
Ein solches berechtigtes Interesse kann sich – je nach zu prüfendem konkreten Einzelfall – in der Bearbeitung von Meldungen, um Verstöße gegen geltendes Recht oder Unternehmensrichtlinien zu verhindern, aufzudecken oder zu verfolgen. Dazu können auch die Prüfung der Stichhaltigkeit der in der Meldung erhobenen Behauptungen und auch interne Nachforschungen, Ermittlungen und die Einleitung von Strafverfolgungsmaßnahmen gehören. Sollten Interessen oder Grundrechte und Grundfreiheiten der betroffenen Person einer solchen Datenverarbeitung entgegenstehen, wird im Einzelfall – unter anderem auch mit Blick auf den Verstoß – die Prüfung einer strengen Abwägung unterzogen.
Es kann weiterhin vorkommen, dass die DOMUS Consult personenbezogene Daten von Beschäftigten auf Grundlage von § 26 Abs. 1 Satz 2 BDSG verarbeitet. Danach dürfen personenbezogene Daten von Beschäftigten i. S. d. § 26 Abs. 8 BDSG zur Aufdeckung von Straftaten verarbeitet werden. Sollten demnach zu doku
mentierende tatsächliche Anhaltspunkte den Verdacht begründen, dass die betroffene Person im Beschäftigungsverhältnis eine Straftat begangen hat und damit die Verarbeitung zur Aufdeckung erforderlich ist und das schutzwürdige Interesse der oder des Beschäftigten bei dieser Verarbeitung nicht überwiegt, so ist diese Verarbeitungsvorgang rechtmäßig.
Insoweit ein Widerruf in Bezug auf die Erteilung einer Einwilligung zugeht, ist die DOMUS Consult berechtigt, ihre Verarbeitung auch auf andere Rechtsgrundlagen zu stützen. Insbesondere auf Rechtsgrundlagen zu deren Einhaltung sie rechtlich verpflichtet ist. Darüber werden Sie im Falle des Widerrufs Ihrer Einwilligung entsprechend informiert.
Eine automatisierten Entscheidungsfindung einschließlich Profiling erfolgt nicht.
Sollte die DOMUS Consult Ihre personenbezogenen Daten für einen oben nicht genannten Zweck verarbeiten wollen, werden Sie zuvor darüber informiert.
Innerhalb der DOMUS Consult erhalten nur die Personen und Stellen Ihre personenbezogenen Daten, die diese zur Erfüllung ihrer vertraglichen und gesetzlichen Pflichten benötigen. Die Meldestellen-Beauftragten (Ombudspersonen) der DOMUS Consult sind explizit zur Vertraulichkeit verpflichtet. Eine Übermittlung der personenbezogenen Daten an Dritte findet daher grundsätzlich nur statt, wenn dafür eine Rechtsgrundlage vorliegt.
Das ist nur dann der Fall, wenn die Übermittlung der Erfüllung gesetzlicher Vorgaben, nach denen die DOMUS Consult zur Auskunft, Meldung oder Weitergabe von Daten verpflichtet ist, dient, Sie der DOMUS Consult die Einwilligung dazu erteilt haben oder eine Interessenabwägung dies rechtfertigt.
In bestimmten Fällen ist die DOMUS Consult verpflichtet, die Daten an staatliche Gefahrenabwehr und/oder Strafverfolgungsbehörden (Strafverfolgungsbehörden und juristische Organe) oder externe Berater (wie Rechtsanwälten, die von Berufswegen zur Verschwiegenheit verpflichtet sind) weiterzugeben. Sofern die hinweisgebenden Personen ihren Namen oder andere personenbezogene Daten mitteilen (nicht anonymer Hinweis), wird die Identität – soweit rechtlich möglich – nicht offengelegt und es wird zusätzlich sichergestellt, dass dabei auch keine Rückschlüsse auf die Identität der hinweisgebenden Person möglich werden.
Die personenbezogenen Daten der Meldenden werden durch einen externen Dienstleister zur elektronischen Datenverarbeitung verarbeitet, dies geschieht grundsätzlich auf Basis von Auftragsverarbeitungsverträgen nach Art. 28 DS-GVO. In diesen Fällen stellt die DOMUS Consult sicher, dass die Verarbeitung von personenbezogenen Daten im Einklang mit den Bestimmungen der DS-GVO erfolgt und alle zur Verarbeitung personenbezogener Daten befugten Personen sich zur Vertraulichkeit verpflichtet haben oder einer angemessenen gesetzlichen Verschwiegenheitspflicht unterliegen.
Gemäß § 11 Abs. 5 HinSchG können die Daten und Informationen aus dem Meldeverfahren in der Regel nach 3 Jahren ab Verfahrensabschluss, gelöscht werden, es sei denn, die Einleitung weiterer rechtlicher Schritte (z. B. Einleitung von Straf- oder Disziplinarverfahren) erfordert die weitere Aufbewahrung, es besteht nach Art. 6 Abs. 1 lit. c) DS-GVO aufgrund von gesetzlichen oder berufsrechtlichen Aufbewahrungs- und Dokumentationspflichten die Verpflichtung zur längerfristigen Speicherung der Daten oder einer der betroffenen Personen hat in eine darüberhinausgehende Speicherung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a) DS-GVO eingewilligt.
Vorbehaltlich solcher Aufbewahrungspflichten werden Daten gelöscht, wenn der Zweck, zu dem sie erhoben wurden, weggefallen ist. Personenbezogene Daten im Zusammenhang mit Meldungen werden von der DOMUS Consult unverzüglich gelöscht, sofern die DOMUS Consult die Meldung als nicht ernsthaft oder zu wenig stichhaltig einschätzt. Soweit gesetzlich zulässig, werden Daten auch gespeichert, wenn dies zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist.
Sie können unter der o.g. Adresse Auskunft über die zu Ihrer Person gespeicherten Daten verlangen. Darüber hinaus können Sie unter bestimmten Voraussetzungen die Berichtigung, Vervollständigung oder die Löschung Ihrer Daten verlangen. Ihnen kann weiterhin ein Recht auf Einschränkung der Verarbeitung Ihrer Daten sowie ein Recht auf Herausgabe der von Ihnen bereitgestellten Daten (Übermittlung) in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zustehen.
Verarbeitet die DOMUS Consult Ihre Daten zur Wahrung berechtigter Interessen (Art. 6 Abs. 1 lit. f) DS-GVO), können Sie dieser Verarbeitung aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, widersprechen. Ihre personenbezogenen Daten werden dann nicht mehr verarbeitet, es sei denn, es können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachgewiesen werden, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.
Sie haben gem. Art. 77 DS-GVO die Möglichkeit, sich mit einer Beschwerde an die oben genannte Stelle oder an die zuständige Datenschutzaufsichtsbehörde zu wenden.
Für die DOMUS Consult ist folgende Behörde zuständig:
Die Landesbeauftragte für den Datenschutz und für das Recht auf Akteneinsicht
Stahnsdorfer Damm 77
14532 Kleinmachnow
E-Mail: Poststelle@LDA.Brandenburg.de
Telefon: +49 33203 356 – 0
Fax: +49 33203 356 – 49
Betroffene Personen können sich darüber hinaus an die Datenschutzaufsichtsbehörde ihres gewöhnlichen Aufenthaltsorts oder Arbeitsorts wenden. Eine Übersicht der zuständigen Aufsichtsbehörden der Bundesländer findet sich unter www.datenschutzkonferenz-online.de.
Eine gesetzliche oder vertragliche Pflicht zur Bereitstellung von personenbezogenen Daten der hinweisgebenden Person besteht nicht und ist auch nicht für einen Vertragsabschluss erforderlich. Die Nichtbereitstellung personenbezogener Daten der hinweisgebenden Person hat aber in der Regel zur Folge, dass die hinweisgebende Person über Folgemaßnahmen nicht informiert werden kann. Möglicherweise kann der Sachverhalt auch nicht vollständig aufgeklärt werden.
Werden Ihre Daten in ein Drittland übermittelt?
Die DOMUS Consult übermittelt keine personenbezogenen Daten an Dritte außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums (EWR).
Inwieweit finden automatisierte Einzelfallentscheidungen oder Maßnahmen zum Profiling statt?
Die DOMUS Consult nutzt keine rein automatisierten Verarbeitungsprozesse zur Herbeiführung einer Entscheidung oder Profiling.
Hinweis:
Die vorstehenden Informationen richten sich an hinweisgebende Personen. Soweit im Rahmen einer Meldung personenbezogene Daten über weitere natürliche Personen (insbesondere von der Meldung betroffene Personen) verarbeitet werden, erfolgt die Information dieser Personen gesondert gemäß Art. 14 DSGVO, soweit dem nicht die Pflicht zur Wahrung der Vertraulichkeit der Identität der hinweisgebenden Person nach § 8 Abs. 1 HinSchG oder überwiegende schutzwürdige Interessen entgegenstehen (Art. 14 Abs. 5 lit. b DS-GVO).
In diesen Fällen wird die Einschränkung der Informationspflicht dokumentiert.
Potsdam, 26.05.2026
DOMUS Consult Wirtschaftsberatungsgesellschaft mbH
Tina Schmidt
Schornsteinfegergasse 13
14482 Potsdam
schmidt@domusconsult.de